À quoi servent les styles en bureautique

Vous trouvez peut-être ce sujet un peu aride, à première vue. Mais depuis qu’une âme charitable m’a montré à quoi servaient les styles dans mon logiciel de bureautique, je ne peux plus m’en passer, ils me font gagner un temps fou et je ne vois pas pourquoi je ne vous en ferais pas profiter.

Principe

Commençons par le commencement, pour ceux à qui le mot “style” évoque la littérature et pas la bureautique. Les styles servent à changer, en un seul clic, la mise en forme d’une série de caractères que vous aurez sélectionnés : choix de la police, sa taille, sa couleur, est-elle en gras, en souligné, en italiques, le paragraphe est-il centré, justifié, a-t-il un alinéa… La plupart des logiciels de bureautique vous proposent des jeux de styles : élégant, moderne, traditionnel, par exemple. À l’intérieur de chacun de ces jeux, on va retrouver les mêmes catégories : plusieurs niveaux de titres (où “titre 1” est le niveau le plus important, suivi de “titre 2”, “titre 3” et ainsi de suite), “normal” pour le corps du texte, mais aussi “citation”, “emphase”, j’en passe. On peut comparer ces jeux de styles aux familles dans les jeux de cartes : il y a les cœurs, les trèfles, les carreaux, les piques, et à l’intérieur de chaque famille il y a un roi, une dame, un valet, etc. On peut aussi créer son propre jeu de styles, personnalisé, adapté à ses goûts et ses besoins.

L’idée est de créer un document harmonieux (tous les titres du même niveau se ressemblent, ainsi que toutes les citations…) et de pouvoir changer en un clic toute la mise en forme d’un document (si vous décidez subitement que “élégant” n’est pas le jeu de styles qui convient et que vous préférez “traditionnel”).

Comment cela peut-il s’appliquer à votre utilisation quotidienne d’un logiciel de bureautique ?

Premier cas : vous vous en servez pour taper du texte au kilomètre et le copier-coller ensuite dans un billet ou un commentaire de blog. Je vous arrête tout de suite : vous n’avez absolument pas besoin d’un logiciel de bureautique pour ça ; pire, il risque d’insérer des caractères supplémentaires qui ficheront la pagaille dans votre joli blog ! Pour cet usage, un bloc-notes suffit. Si vous utilisez Ubuntu, le bloc-notes intégré fait très bien l’affaire. Si vous utilisez Windows vous avez tout intérêt à télécharger Notepad ++ ; il contient des fonctions très utiles qui manquent au bloc-notes “de base” de Windows.

Deuxième cas : vous écrivez essentiellement des documents courts. Un document même court a presque toujours un titre, et, pour le même type de document, vous utilisez sans doute déjà toujours les mêmes styles, mais manuellement. Vous allez par exemple modifier le corps du texte pour choisir votre police préférée, le justifier ou pas, mettre le titre dans la même police avec une taille supérieure, en gras, italiques, souligné ou n’importe quelle combinaison des trois, centré, aligné à droite ou à gauche… Pourquoi vous casser la tête

  • à retenir toutes ces caractéristiques,
  • à refaire à chaque fois la même série de changements ?

Il est tout de même nettement plus simple d’enregistrer une bonne fois pour toutes un jeu de styles que vous appelerez comme ça vous chante, avec la police qui va bien pour le tout, et les attributs qui vous plaisent pour chaque élément (titre et corps du texte, si on veut faire dans le minimaliste). Choisissez ce style avant de vous mettre au travail, vous n’aurez plus ensuite qu’à définir ce qui est titre ou corps du texte, un seul clic à chaque fois et tous les changements nécessaires s’appliqueront, elle est pas belle la vie ?

Troisième cas : vous produisez plutôt des documents longs. Vous allez vous régaler, car c’est dans ce cas que les styles sont les plus utiles.

Tout d’abord, si vous écrivez un document long, il y a des chances pour que vous ayez besoin de titres, de sous-titres, de sous-sous-titres, mais aussi d’insérer des citations, de mettre des mots ou des phrases en valeur… Les styles vous permettent de définir à quoi va ressembler chaque élément, et vous n’avez plus aucun risque de vous tromper : chaque élément ressemblera aux autres éléments de la même catégorie, votre document sera harmonieux, plus facile à survoler, et sa structure plus vite compréhensible par le lecteur.

Autre avantage, non négligeable : si vous décidez, par exemple, alors que vous en êtes à la centième page de votre document, que finalement vous préférez que tous vos titres principaux soient en italiques et vos citations encadrées en pointillés, plus besoin de faire des modifications interminables. Changer le style attribué à “titre 1” ou à “citation” changera automatiquement les caractéristiques de tous les éléments que vous aurez définis comme “titre 1” ou comme “citation”.

D’autre part, les styles vous permettent d’insérer automatiquement une table des matières avec numéros de pages et même liens vers la page en question pour la lecture sur écran. Pas besoin de vous embêter à le faire à la main en fin de rédaction, et le plus beau, c’est qu’elle se met à jour toute seule ! Donc plus de scrupules à avoir pour modifier le document n’importe quand, même juste avant de l’imprimer ou de l’envoyer.

Si je résume, l’utilisation des styles vous permet d’arrêter de vous poser des questions sur la forme en court de frappe. Quand vous écrivez, concentrez-vous sur le fond, attribuez simplement à chaque élément son statut (titre, corps du texte, citation…) et travaillez ensuite les styles pour changer d’un coup la mise en forme de tout votre document.

Concrètement, les styles, comment ça marche ?

Voilà déjà un tutoriel excellent pour Open Office. Je ne pratique pas assez Microsoft Word pour juger de la qualité des tutoriels disponibles en ligne ; cela dit, chercher “styles” ou “jeu de styles” dans l’aide devrait déjà vous apporter quelques lumières.

Sur ce, je vous invite cordialement à démarrer votre logiciel de bureautique, vous faire une tasse de café (thé, tisane, autre brevage de votre choix) et commencer à vous entraîner. Les styles, une fois qu’on s’y est mis, on n’y renonce plus !

Commentaires

1. Le mardi 7 juillet 2009, 11:32 par Ardalia

Si tu le dis. En tout cas, merci pour le cours. Qui sait, ça me servira peut-être un jour.

2. Le mardi 7 juillet 2009, 12:07 par Anna

C’est marrant, j’ai l’impression qu’il y a un doute qui plane… Je le vois planer, le doute… ;-)

3. Le jeudi 9 juillet 2009, 23:57 par Gorfou breizhou

Dam ça c’ est vrai ça !
Chez “Marie-Claire-idées” il n’y a pas grand choix en polices de caractères ;o)
ambiance littérature, je rame avec “Le bal des maudits”. Mais je pense que j’ ai une mauvaise traduction.
Tchou amicalou.

4. Le vendredi 10 juillet 2009, 00:37 par brendufat

Oh que oui, ça sert… Préciser une bonne fois (et une seule) qu’un titre de section s’écrit de telle manière, avec tel retrait à gauche et tel encadrement, fait gagner un temps fou… Et puis on comprend des choses,ensuite, quand on veut fignoler son site…

5. Le dimanche 12 juillet 2009, 17:11 par Anna

Ouf, je me sens moins seule !
Oui, Brendufat, j’ai failli ajouter ça aussi - les styles en bureautique sont, de fait, l’équivalent du css du blog, mais j’ai eu peur de perdre définitivement les quelques-uns qui ont pris le temps de lire ma prose. ;-)

6. Le jeudi 16 juillet 2009, 12:45 par brendufat

Faut pas se laisser envahir par l’informatique (oui, oui, c’est bien moi qui le dis !)
Les styles bureautiques ne sont pas l’équivalent des styles CSS ni l’inverse : les deux sont une concrétisation logicielle des guides de style (faits de papier et de tradition) qui existent depuis Gutenberg ou à peu près…
L’imprimeur ne fait pas du 10 points corps gras (je dis n’importe quoi) pour le plaisir, il fait un titre de chapitre.
Voir les choses ainsi ne demande pas d’être d’abord compétent en informatique (font ch… les geignards) mais d’avoir d’abord les idées claires, donc d’abord de réaliser qu’elles ne le sont pas (voilà pourquoi les geignards font ch… ), et donc ensuite de travailler à les clarifier (et voilà pourquoi les geignards geignent).

7. Le jeudi 16 juillet 2009, 16:10 par Anna

Ouaaaaah… Je n’avais pas vu les choses comme ça, mais c’est tout de suite plus clair, en effet. Merci !

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